Terminsachbearbeiter*innen (w/m/d)
- Berlin
- Voll/Teilzeit
- Publizierung bis: 17.11.2024
Aufgaben
- Sie gewährleisten die Antrags- und Bewilligungsabläufe im Rahmen der zu betreuenden Förderprogramme.
- Sie übernehmen interne Terminabstimmungen und überprüfen die Fristeneinhaltung der Zuwendungsempfänger*innen.
- Sie koordinieren das Berichtswesen und stellen sicher, dass Vorhaben nicht mehrfach gefördert werden.
- Sie bearbeiten den Posteingang und –ausgang und erfassen Anträge in das Datenerfassungsprogramm profi.
- Sie erstellen und verfolgen interne Terminpläne und weisen die wissenschaftlichen und betriebswirtschaftlichen Mitarbeiter*innen auf Termine hin.
- Sie übernehmen die Aufbereitung und Prüfung antragsbezogener Daten.
- Sie übernehmen die Vorprüfung von Verwendungsnachweisen.
- Sie erstellen Erinnerungs- und Mahnschreiben, versenden Bescheide und übernehmen die telefonische und schriftliche Erstberatung potenzieller Antragsteller*innen.
- Sie wickeln den allgemeinen Schriftverkehr ab und erstellen Geschäftsbriefe.
- Sie bereiten Akten für das Haus- und Bundesarchiv vor.
Anforderungsprofil
- Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder der Abschluss einer verwaltungsnahen bzw. rechtlich ausgerichteten dreijährigen Berufsausbildung oder der Abschluss einer vergleichbaren Berufsausbildung oder der Abschluss des Verwaltungs-/Angestelltenlehrganges I
- Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Kenntnis der Datenbank profi von Vorteil
- Einschlägige Erfahrungen im Umgang mit MS Office und anderen gängigen Anwendungsprogrammen
- Grundkenntnisse im öffentlichen Verwaltungs- und Haushaltsrecht wünschenswert
- Erfahrung in der telefonischen Beratung wünschenswert
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, verbindliche Umgangsformen, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Wir bieten
- einen sicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit hoher Eigenverantwortung an der Schnittstelle zwischen internationaler und nationaler Umweltpolitik und ihrer konkreten Umsetzung
- einen unbefristeten Vertrag und je nach Qualifikation eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 5 TVöD Bund sowie Zuschuss zum Jobticket
- vielfältige Gestaltungsräume und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung und Weiterentwicklung in einer dynamischen, wachsenden Organisation
- einen modernen und technisch sehr gut ausgestatteten Arbeitsplatz inkl. technischer Ausstattung für das mobile Arbeiten
- flexible Regelungen zur mobilen Arbeit und die Möglichkeit zur Wahrnehmung der Aufgaben im Rahmen eines individuellen Teilzeitmodells auf allen Positionen